[Abril 2025] Notas del 3er open space de comunidades en Commit Conf

[hhkaos]

Buenas familia!

Necesito unos días para procesar las notas de este open space. En cualquier caso dejo un par de enlaces por si alguien quisiera tomar la iniciativa... 😜 :

• La grabación (audio) de la sesión
• Mis fotos (en Google Photos)

Gracias de nuevo a todo el mundo que estuvisteis por allí!! Salieron cosas interesante ❤️

[hhkaos]

Empiezo por nombrar a las personas que estuvimos (que se me olvidó en el anterior msg):

Entre los asistentes estuvimos por si os interesan las notas y/o queréis añadir/matizar algo:

• Nueve personas que estamos en Community Builders @kdarrey @Qwor01 @andreamagan @mariomnts @cldelgadop @yisus82 @jorgeteixe @Naish21 y yo mismo
• Y más personas relacionada con comunidades: @JavierCane @rgomezcasas @jorgcast @manuelsaezcarmona Ana Urzaiz @ixchelruiz y algunos nombres que se me escaparon

Como no me da la vida, he subido la grabación a YouTube y procesado la transcripción con ChatGPT para generar un resumen e intentar limpiar y generar una transcripción legible.

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Resumen

El resumen no es perfecto, ni deja claro quien hace cada comentario, pero ayudar a hacerse una idea de lo que hablamos sin tener que escuchar todo el audio 😅.

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🧱 Inicio y sostenibilidad de comunidades

• Dificultad para ampliar una comunidad recién creada (4-5 meses): falta de colaboradores, exceso de tareas.

• Ejemplo de GPUL (asociación desde 1998): evolución por ciclos, depende de que alguien "tire del carro".

• Las asociaciones requieren gestión legal y administrativa (más allá de organizar eventos).

• Su conexión con la universidad permite captar nuevos miembros regularmente.

• Importancia de transmitir que formar parte de la comunidad da habilidades útiles para el empleo.

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🔁 Participación, retención y motivación

• Quienes acuden repetidamente ya sienten afinidad y son los más propensos a implicarse.

• Reclutar proponiendo tareas que encajen con los intereses personales de cada asistente.

• Bajar barreras de entrada: quedar para tomar cañas, usar lenguaje directo y personal.

• Crear sentimiento de pertenencia emocional (no solo aportar valor técnico).

• El entusiasmo tras un evento se diluye con el tiempo: hay que canalizarlo con estructuras y seguimiento.

• Hablar uno a uno con miembros para identificar qué quieren y facilitarles tirar de ideas propias.

• Diversidad en el equipo organizador puede aumentar la variedad de redes y mejorar el patrocinio.

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📋 Delegación, documentación y organización

• Necesidad de documentar qué implica organizar un evento para que otros puedan colaborar.

• Dificultades al delegar por no tener tareas bien definidas o documentadas.

• Estrategia de dividir tareas en microsegmentos para facilitar participación.

• Mantener a personas veteranas como apoyo informal mientras los nuevos asumen responsabilidades.

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🧩 Formatos de eventos y dinamización

• Las charlas largas de 40-50 minutos están perdiendo efectividad: proponen formatos de 15-25 minutos.

• Más fácil atraer nuevos ponentes con tiempos cortos.

• Open spaces como alternativa de dinamización más participativa.

• Ejemplo de “formato picante”: entrevista a ponentes mientras comen comida picante.

• Crear listas de ideas de formatos para salir del típico "mitup + networking".

Nota: añado el trabajo de recopilación de formatos que estamos haciendo aquí.

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📢 Comunicación y canales de conexión

• Usar los mismos canales que para anunciar eventos para reclutar organizadores.

• Las relaciones presenciales funcionan mejor para conectar personas; online es más difícil.

• Se propone una herramienta para conectar miembros por afinidades e intereses comunes.

• Las plataformas digitales deben ayudar a mantener el sentimiento de pertenencia y la conexión.

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💸 Financiación y patrocinio

• Más fácil conseguir patrocinio para eventos que para comunidades permanentes.

• Las empresas quieren visibilidad y retorno claro: camisetas, grabaciones, medios, redes.

• Open Collective como forma de gestionar microfinanciación sin ser asociación. (ver herramientas)

• Propuesta de que algunos gastos pequeños (como cañas) los asuma la comunidad, no la empresa.

• Hay que explicar bien por qué las tareas organizativas también cuestan dinero (herramientas, hosting…).

• Planificar peticiones de patrocinio con antelación: muchas empresas cierran presupuestos al empezar el año.

• Las empresas valoran apoyar comunidades que reflejan sus valores, aunque no consigan ROI directo.

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Transcripción

Arrastro el fichero con la de YouTube: transcripcion-tercer-open-space.txt

Y aquí una versión "corregida", pero me he dado cuenta que hay partes interesantes que ha cortado (estaba poniendo quién hablaba en cada momento, pero lo he dejado a medias)

Inicio de la conversación

• Raúl: Alguien quiere empezar a comentar algo. Yo he escrito una nota sobre la organización y distribución de tareas, y la necesidad de contar con más colaboradores.

• @Naish21: Bueno, yo tampoco tengo mucha experiencia en esto, no sé muy bien cómo empezar. Estamos empezando una comunidad desde hace cuatro o cinco meses. Estoy viendo que no llego a todo, y empieza a faltar gente que pueda dar las siguientes charlas o colaborar con otras cosas. Siempre que voy digo: "Si alguien quiere colaborar, hacer la web, el canal de Discord, lo que sea, porque yo no llego a todo". Pero de momento, voluntarios, pues no hay muchos.

Experiencia de GPUL

• @jorgeteixe: GPUL es una asociación que nació en 1998 en la facultad de Informática. Era un grupo de frikis que se juntaron, y poco a poco fueron liando a otros.

• Yo llevo 3 o 4 años desde que empecé la carrera. Obviamente, fui escuchando la historia porque en 1998 ni siquiera había nacido. La asociación ha pasado por altibajos: momentos de mucha participación y momentos en los que pensábamos que todo iba a morir.

• Cuando entré, los que tiraban del carro estaban diciendo que quizás había que cerrar, porque no conseguían enganchar a nadie nuevo.

• No solo es una comunidad, sino una asociación legal, con trámites administrativos. No es solo juntarse unos meses y ya está; hay que presentar papeles en Hacienda. Alguien tiene que hacer ese trabajo.

• Lo normal es que cada tres o cinco años parece que todo se cae, pero siempre aparece alguien nuevo que tira del carro. El reto es mantener las ganas y no quemarse.

• Nosotros tenemos suerte porque estamos conectados con la universidad. Tenemos un despacho, hacemos eventos y charlas que atraen a estudiantes. Hacemos eventos más grandes como hackatones, pero también eventos pequeños, semanales o quincenales. Intentamos captar a gente joven desde primero o segundo curso.

• Siempre intentamos poner en valor lo que se gana participando: habilidades, contactos, experiencia para el futuro. Decimos: "Gracias a esto aprendí a hacer tal cosa".

• En la junta directiva somos siete. Yo soy el presidente ahora, pero otros dos miembros eran el anterior tesorero y secretario. Vamos rotando y nos vamos quedando para echar una mano.

Modelo de rotación en Noruega

• @ixchelruiz: En JavaBin (Noruega), organizadores de conferencias como JavaZone rotan sus roles. La gente se va turnando y no siempre se conocen entre ellos. Aun así, consiguen hacer eventos muy buenos.

Estrategias para involucrar a nuevos miembros

• @JavierCane: En nuestra organización, usamos los mismos canales que para anunciar eventos para animar a la gente a participar. Por ejemplo, en vez de una reunión interna, hacemos una quedada pública para tomar unas cañas. Sin presiones, sin necesidad de experiencia previa.

• Eso nos ayudó a atraer cada año a tres o cuatro personas nuevas que se implicaban.

• @cldelgadop: Al principio, cuando la comunidad está arrancando, hay que hacer "tracción sangre": insistir, invitar, insistir otra vez. Luego, cuando crece, hay que estructurar mejor y seguir repitiendo ese esfuerzo.

• Como todo es voluntario, hay que dividir la organización en tareas pequeñas y concretas para que la gente pueda participar sin agobios. Por ejemplo: "Encárgate del track 3 ese día y ya está".

• También intentamos encontrar mentoras y personas mentorizadas de forma continua.

Caso de TechFest

• @mariomnts: TechFest nació en la universidad (UC3M), con estudiantes de delegación y un grupo de usuarios de Linux. Era fácil enganchar a gente porque te veían trabajando en persona.

• La pandemia rompió el relevo generacional. Seguimos siendo el mismo equipo desde 2019. Nos llevamos bien, pero estamos un poco quemados.

• Algo que nos funcionaba bien era hacer una quedada tras el evento (karaoke, por ejemplo). Si de los 50-60 voluntarios venían 10 y de esos, 2 se unían a la organización, eso era suficiente.

Casos personales y aprendizajes

• En la comunidad de Java en Galicia, me engancharon para hacer la web, logo y merch, aunque no me interesaba Java. Me gustaba diseñar, y me pidieron ayuda concreta.

• Lo mejor es personalizar: si sabes que alguien disfruta con algo, pídelo directamente. No preguntar en general "¿Quién hace la web?", sino decir: "Nacho, sé que te gusta administrar sistemas, ¿nos ayudas a montar un servidor?".

• Al empezar una comunidad, no teníamos idea de organización. Ahora nos damos cuenta de que nos falta documentación. Nos cuesta delegar tareas porque están solo en nuestras cabezas.

• Al intentar delegar, a veces pensábamos: "Eso no se hace así, ya lo hago yo". Hay que confiar más.

Autocrítica desde la organización

• A veces siento que la gente cree que la comunidad es "mía" y no se atreve a implicarse por miedo a molestar.

• Hay que dar un paso atrás, empoderar a quienes proponen ideas. Decir: "Me encantaría que fueses tú quien lo llevase adelante".

• Cuando alguien siente que una idea es suya, se implica mucho más.

Retos del entorno online

• Es difícil generar conexiones reales online. En lo presencial es fácil hablar, conocerse, crear vínculos.

• Faltan herramientas que conecten perfiles e intereses dentro de las comunidades. Algo que facilite los one-to-one o microgrupos.

Formatos y duración de charlas

• Tras la pandemia, notamos que la gente prefiere charlas más cortas (15-25 minutos). Es más fácil encontrar ponentes y asistentes.

• Antes hacíamos bloques de 45-60 minutos y terminaban todos agotados.

• Hacer pruebas con bloques mixtos: algunas charlas largas, otras más cortas, y recoger feedback.

Sentimiento de pertenencia

• Crear un sentimiento emocional: "Yo pertenezco a esta comunidad". Eso es lo que motiva a seguir colaborando.

• Un ejemplo fue cuando alguien organizó algo, se fue, y la comunidad continuó. Eso demuestra que hay pertenencia real.

Financiación y patrocinio

• Patrocinar eventos puntuales es más fácil que patrocinar una comunidad estable. Las empresas quieren saber qué reciben a cambio.

• Muchos gastos pequeños (30€, 50€) terminan saliendo del bolsillo del organizador. No es sostenible.

• Open Collective permite recaudar fondos sin ser asociación y con transparencia. Muy útil para comunidades pequeñas.

• La visibilidad, asociarse a ciertos valores, o simplemente aparecer como "empresa que apoya" puede ser suficiente incentivo para algunas empresas.

• Es importante hablar con las empresas a principios de año, cuando cierran presupuestos. Si se pide en septiembre, ya no hay dinero.

• También se mencionó que la diversidad en la organización ayuda a abrir nuevas puertas para patrocinio, porque trae contactos nuevos.

• Las empresas no siempre necesitan ROI directo. A veces basta con que su equipo diga: "Estamos en este evento porque lo apoyamos".

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Este documento es una versión corregida y estructurada de la transcripción del open space sobre comunidades tech. Si quieres, puedo preparar una versión para publicar, o una presentación-resumen.